Ciò che è importante raramente è anche urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
-Eisenhower
Un sabato la signora Ilaria era andata a fare la spesa al mercato.
La signora lavorava in una importante società di consulenza e non aveva sempre tempo di andare al mercato personalmente, quando poteva si recava sempre da Mimino* il suo contadino di fiducia, il quale la conosceva da anni, tanto da aver visto crescere i figli di Ilaria.
Quel sabato Ilaria si lamentava proprio con Mimino di come i figli, ormai cresciuti, la ignorassero, sempre presi dalle loro attività o dagli amici.
Mimino con la sua saggezza popolare rispose: “A signo’, ma me scusi, ma s’io a li zucchini e alle melanzane nun je do l’acqua questi seccheno, si li peschi novi che ho piantato inizieno a cresce storti e nun faccio attenzione a mettece na mazzarella so fregato , perchè na vorta chi so storti nun posso fa nulla.”
La signora si giustificava spiegando che comunque lei era una donna che lavorava in una società di consulenza, non era una condizione semplice, sempre in treno o in aereo per raggiungere i clienti.
Il contadino allora le disse: “Signò e tiè ragione, ma si me ammalo, si me sfragno na gamba e nun po’ lavora’ comunque si seccheno, mica stanno a pensa “Poraccio Mimino s’è sfranto na gamba o poraccio c’ha ‘a febbre””
Per caso in quel momento a fare la spesa stava passando Marco un vecchio amico delle media della signora, capo reparto dei vigili del fuoco.
Marco aveva riconosciuto l’amica e aveva ascoltato la conversazione, così dopo essersi salutati volle dire la sua:
“Sai Ilaria, noi in caserma dobbiamo sempre stare attenti, pronti ad interventire. Così abbiamo imparato a separare le attività importanti e le attività urgenti.
E’ importante per noi esercitarci tutti i giorni o controllare il corretto funzionamento dei macchinari di soccorso, urgente è invece quando ci chiamano per una emergenza.
Per risolvere i tuoi problemi dovresti capire come fare a separare ciò che è urgente da ciò che è importante, se noi facessimo solo l’una o solo l’altra attività non riusciremmo a portare a termine le nostre operazioni di soccorso.
Inoltre cerca di avere un piano di azione come facciamo noi, non definito nel dettaglio, perchè poi è davvero impossibile da adattare ad ogni specifica situazione ma qualcosa con dei margini di manovra e che con buona elasticità ti permetta di portare a termine sia compiti urgenti che le attività importanti.”
Ilaria, presa la spesa se ne tornò a casa riflettendo su quanto detto e ovviamente sul costo delle zucchine che in un anno erano aumentate di quasi 1€/kg.
Quattro anni fa stavo leggendo un libricino sul tempo, una riflessione interessante mi è recentemente tornata in mente ed è legata alla matrice di Eisenhower, implicitamente descritta da Marco il vigile del fuoco.
Ma andiamo per gradi.
Eisenhower, o Dwight David Eisenhower, è stato il generale al comando dello sbarco in Normandia che negli anni successivi fu eletto Presidente degli Stati Uniti D’America.
La matrice da lui teorizzata prevede che definita la funzione “Attività” questa sia dipendente da due variabili, la prima l’ “Urgenza” la seconda l’ “Importanza”.
Un’immagine renderà ancora più chiaro quello che sto dicendo.
E’ un ottimo strumento di vita quotidiana per prendere decisioni ed evitare di distrarsi da ciò che è importante nel lungo termine rapiti dalle urgenze o dalle scadenze a breve termine.
Alcune attività richiedono disciplina, o comunque tenacia nell’esercitarsi tutti i giorni per raggiungere un determinato risultato, in qualsiasi campo.
Vedendola sotto una prospettiva complementare, per evitare l’insorgere di un problema dobbiamo lavorare tutti i giorni alla sua prevenzione (un po’ come lavarsi i denti).
Ma che tipo di problemi e che tipo di attività?
Adesso la riflessione diventa personale e difficile.
Ipotizziamo di identificare sette dimensioni, o bisogni, che caratterizzano una persona.
Bisogni che ognuno di noi deve soddisfare con pesi differenti per essere felice:
- Famiglia
- Amici e Comunità
- Psicologico
- Fisico
- Materiale
- Extra-Professionale
- Lavorativa
Le sette aree ci permettono di identificare le attività da fare necessarie* per sentirci appagati, soddisfatti in quell’ambito.
Degli esempi nello sport come nella musica sono molto banali.
Traslare lo stesso discorso nei rapporti con gli amici o con la famiglia risulta già più difficile perchè molte azioni nel quotidiano si vedono solo nel lungo termine con un forte grado di incertezza.
A questo si aggiunge il problema che alcune scelte sono mutuamente esclusive, capita così che accettiamo di soddisfare una determinata dimensione, negandone un’altra, consapevolmente o inconsapevolmente.
Come fare però a definire cosa è importante e cosa è urgente?
Non è univoca la risposta, questa dipende dalla singola persona, ma due domande possono aiutare nella riflessione:
1) ‘”Che tipo di persona voglio essere in questa fase della mia vita?”
2) “Oggi questa dimensione quanto conta rispetto alle altre?”
Una volta che abbiamo capito quali sono le nostre esigenze, entra in gioco la matrice di Eisenhower.
Prendere un foglio bianco, disegnare la matrice priorità/urgenza e rifletterci a fine giornata o prima di intraprendere un nuovo progetto può essere di aiuto per restare concentrati su ciò che ritenete importante ed evitare che le piante secchino o crescano storte.
*In realtà Mimino è uno storico contadino di Gaeta, che coltiva quasi esclusivamente pomodori, parla dialetto Gaetano e non romano
**anche decidere cosa NON fare è fondamentale